Les notes enregistrées dans l'EMR par le logiciel de transcription pendant une consultation doivent être vérifiées pour leur exactitude et leur conformité en matière de facturation, en plus des nombreux autres processus quotidiens. Pour un cabinet soucieux d'offrir des soins de qualité et de développer son activité, ces tâches quotidiennes s'accumulent vite.
Le problème des outils déconnectés
Le problème n'est pas que les outils n'existent pas. C'est qu'ils sont déconnectés. Les EMR et les logiciels de transcription gèrent ce qu'ils gèrent.
C'est le praticien qui comble les écarts à la main, à chaque consultation.
Ce que nous avons construit
À l'aide de n8n, un outil d'automatisation de flux de travail, hébergé dans un environnement sécurisé pour la conformité, nous avons construit un flux automatisé qui récupère les notes stockées dans un EMR, les évalue selon des critères prédéfinis et fournit des analyses à la direction.
- 01 DéclencheurConsultation transcrite, consignée et stockée dans l'EMRLa fin de la consultation déclenche le flux automatiquement.
- 02 IAComparer les notes aux résultats attendusExamine les dossiers et les codes CPT attribués, puis fournit un retour
- 03 HumainLe praticien reçoit le retour et procède à la vérificationLe praticien dispose de données pour l'aider à vérifier et à réviser la consultation à sa discrétion
- 04 AnalyseReporting hebdomadaire fourni à la directionLa direction reçoit des rapports agrégés pour analyser les tendances et travailler en retour avec les équipes
- 05 EnvoiBoucle de rétroactionLes critères de résultats attendus peuvent être révisés au fil du temps pour optimiser le système
Comment fonctionne le flux de travail
Le praticien enregistre ses notes à l'aide d'un logiciel de transcription intégré à l'EMR pendant la consultation. Un modèle d'IA procède à une revue : il examine quels codes CPT sont pertinents à partir de la transcription et des données de la consultation (par exemple quels codes ont réellement été saisis, l'heure de début et de fin, etc.), puis fournit un retour. L'objectif est d'assurer une facturation exacte et de réduire les litiges avec les payeurs. Le praticien reçoit une synthèse de la revue et juge à sa discrétion si des modifications sont nécessaires.
Tout est stocké dans une base de données, aux côtés des dossiers de consultation.
Pourquoi la base de données compte
Les EMR sont efficaces pour consigner les dossiers médicaux et les données de consultation associées. Les logiciels de transcription sont facilement disponibles aujourd'hui. Mais ils ne sont pas conçus pour faire ressortir ce qui n'a pas été facturé, et ne peuvent pas être personnalisés pour répondre aux besoins de votre cabinet. De plus, ils sont difficiles à auditer pour en vérifier l'exactitude. Au fil du temps, la base de données des consultations donne au cabinet un moyen d'identifier des tendances : des codes CPT systématiquement sous-utilisés par rapport aux notes de consultation, des lacunes de documentation qui reviennent chez certains praticiens ou sur certains sites, des tendances qui resteraient autrement invisibles dans l'EMR.
Une note sur l'humain dans la boucle
Le flux de travail ne remplace pas le jugement clinique. Chaque sortie de l'IA est soumise au praticien pour vérification avant toute action. L'objectif est d'alléger la charge administrative, pas d'écarter le praticien du processus.
Compte tenu des enjeux liés à la documentation en santé, cette distinction compte.
Le résultat
Un retour précoce offre l'occasion d'ajuster le codage avant que le cycle de facturation ne parvienne au payeur. Au fil du temps, ces retours construisent un historique qui peut être analysé et servir de point de données pour des améliorations opérationnelles.
Si vous dirigez un cabinet en pleine croissance et que cela vous parle, nous serons ravis d'échanger sur ce à quoi cela ressemblerait pour votre organisation.